Die Zahl der teilweise gescheiterten bzw. überzogenen IT-Projekte war in den letzten Jahren sehr hoch. Unterschiedliche Studien belegen ähnlich hohe Zahlen dazu.

Viele Kunden versuchen durch strenge Werksverträge und Vertragsstrafen die Verantwortung für Projektmisserfolge auf ihre IT-Dienstleister abzuwälzen. Aber solche Verträge führen vielmehr zu Absicherungsmethoden und Finger-Pointing.

IT-Berater wiederum müssen in einem hart umkämpften Markt, bei überzogenen und kostspieligen Ausschreibungen, Dinge versprechen und zusichern, die sie hinterher nicht einhalten können. Wenn sie es nicht tun, tut es eben die Konkurrenz.

Wenn man bedenkt, wie komplex IT-Projekte werden können, kann man diese eigentlich nur in einer radikalen und partnerschaftlichen Kollaboration meistern.

Hier sind die häufigsten Gründe, weshalb IT-Projekte scheitern:

Mangelhafte Planung

Häufig beginnen die Fehler bereits bei der Planung von komplexen IT-Projekten. Durch mangelhafte Projektplanung werden folgende Zustände im Projekt verursacht:

  • Unklarer Scope.
  • Verwirrung über Rollen & Verantwortlichkeiten.
  • Ineffiziente Utilisierung von Ressourcen.
  • Fehlende Ressourcen in kritischen Zeiten.
  • Optimistische Budget- und Zeitschätzungen.
  • Schlechte Performance.

Ungenaue Zielsetzung

Ohne klare Zielvorgaben laufen komplexe IT-Projekte in ungewisse Richtungen und sind mit den übergreifenden Unternehmenszielen nicht im Einklang. Es ist entscheidend, dass Unternehmen zuerst eine digitale Strategie entwickeln, die auf ihre Unternehmensziele einzahlt. Darauf basierend sollte im nächsten Schritt eine digitale Roadmap entwickelt werden, die zur Orientierung und Planung von darunterliegenden IT-Projekten dient. Sofern diese Schritte im Voraus nicht unternommen werden, können durch IT-Projekte große Budgets verschwendet werden. Wenn klare Projektziele fehlen, dann können auch keine KPIs definiert werden und somit kann hinterher der Projekterfolg nicht ausgewertet werden. 

Interessenkonflikt

Die Ergebnisse von IT-Projekten beeinflussen die tägliche Arbeit und die Erreichung von Unit-Goals diverser Unternehmensabteilungen. Daher sind Interessenkonflikte bei der Planung und Priorisierung von Projektanforderungen vorprogrammiert. Oft sind die unterschiedlichen Stakeholder aus diesen Abteilungen nicht bzw. zu spät abgeholt oder sie können sich auf einen gemeinsam definierten und priorisierten Scope nicht einigen. 

Das Top Management in den Unternehmen wird häufig erst in sehr kritischen Phasen, z. B. bei groben Budgetüberschreitungen, oder kurz vor dem Projektabschluss über den Projektstand im Detail informiert. Sie haben in der Regel ihre eigenen Bedürfnisse und setzen ganz neue und bisher nicht geplante Umpriorisierungen durch. Frustrierte Projektteams und weitere Deadlineverschiebungen sind die Folgen. 

Zu technischer Fokus

In den meisten Fällen liegt das Budget für IT-Projekte auch bei den IT-Verantwortlichen, selbst wenn die Projektergebnisse einen enormen Einfluss auf die Arbeit anderer Abteilungen, wie Marketing, Kommunikation oder Kundensupport haben. Somit können sie als Budget-Owner häufig das letzte Wort haben, wenn es um die Definition und Priorisierung vom Projektscope geht. Sie verfolgen in der Regel das Ziel stabile, sichere und performante IT-Systeme und -Anwendungen zu entwickeln und alte Systemlandschaften abzuschaffen. Was dabei immer wieder vernachlässigt wird, ist der nutzerzentrierte Ansatz. IT-Projekte werden deshalb zu technisch aufgesetzt und gemanaged. Man wundert sich hinterher, warum die Akzeptanz der Stakeholder und Endnutzer auf der Strecke bleibt.

Mangelndes Knowhow

Technologien entwickeln sich so rasant weiter, dass selbst renommierte IT-Dienstleister mit diesem Tempo nicht mithalten können. Software-Hersteller stehen oft mit ihren Endkunden im direkten Kontakt und pushen zunehmend die aktuellsten Versionen ihrer Software-Produkte im Direktvertrieb. Kunden sind dann begeistert und möchten von den kommunizierten Vorteilen der aktuellsten Softwareversionen profitieren. Diese frisch auf den Markt gebrachten Software-Produkte sind jedoch häufig nicht mit ausreichend reellen Daten und Use-Cases getestet und sind daher sehr fehleranfällig. 

IT-Dienstleister hingegen stehen unter dem enormen Druck, ihre Umsatzziele zu erreichen und müssen so viel wie möglich Chargeability buchen. Frühzeitige Schulungen und Trainings für die aktuellsten Technologien werden daher mit niedriger Priorisierung eingeplant. Das hat zur Folge, dass das notwendige Knowhow für die von Kunden erworbenen Technologien oft nicht ausreichend existiert. 

Learning By Doing unter dem Zeitdruck von komplexen IT-Projekten führt zu großen Refactorings und weiteren Deadline-Verschiebungen.

Over Staffing

Die Vorbereitung und Erstellung von Projektanforderungen erfordern viel Zeit und Abstimmungsbedarf. Wenn diese Vorbereitungen jedoch neben der täglichen Arbeitsroutine zusätzlich vorgenommen werden müssen, hat das zur Folge, dass die so entscheidende Qualität dieser Projektabstimmungen nachlässt. Anforderungen sind sehr wage definiert bzw. lückenhaft. Budget- und Zeit-Schätzungen für den Projektscope werden auf dieser Basis kalkuliert. Die Ressourcenplanung ist daher mit dem finalen Scope und dem Projektbudget nicht korrekt abgestimmt. Es entstehen Over-Staffings, welche zu unnötiger Komplexität und Budgetüberschreitungen führen.

Am falschen Ende sparen

Unternehmen müssen Geld sparen, wenn es um die Ausgaben geht. Das fühlt sich großartig an, kann sie aber mehr kosten, wenn sie diesen Ansatz bei ihren IT-Projekten anwenden. Die Zuweisung unzureichender und kleiner Budgets für Ihre Projekte führt zur Beschaffung von vergleichsweise weniger qualifizierten Ressourcen.

Anfänglich unterfinanzierte Projekte geraten schnell in Verzug, überschreiten das Budget und weisen oft fehlende Funktionen oder Qualitätsprobleme auf. 

Projektmanagement

Unterschiedliche Interessen, komplexe Teamstrukturen und mangelnde Flexibilität führen zu
mangelhafter Kommunikation und fehlender Transparenz im gesamten Projekt. Dieses Problem kann auch mit dem mangelnden Projektmanagement zusammenhängen. Eine effektive und effiziente Kommunikation mit Stakeholdern, dem Management und dem Projektteam ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Es liegt in der Verantwortung des Projektmanagers, die aktualisierten genehmigten Anforderungen und Entscheidungen an die Teammitglieder zu kommunizieren.

Projektmanager müssen bei sehr komplexen und dynamischen Projekten ein ständiges Scope-, Budget- &
Expectation-Management betreiben und sind häufig nicht befugt auf der Basis Entscheidungen zu treffen.

Agilität vs. interne Organisation

Wenn Projekte basierend auf ungenauen Anforderungen mit fixen Budgets geplant aber hinterher agil umgesetzt werden, dann sind Budget- und Zeit-Überschreitungen vorprogrammiert. Agile Projektteams, die innerhalb von klassischen Organisationsstrukturen aufgebaut werden, sind oft mit starken Einschränkungen in ihrem agilen Vorgehensmodell konfrontiert. Die Performance des gesamten Projektes lässt hierdurch nach. 

Auswahl der Technologie

Eine durchdachte Auswahl von Technologien verhindert das technische Scheitern des Projekts. Kein Projektleiter kann Ihr Projekt retten, wenn die gewählten Werkzeuge und Technologien für das IT-Projekt falsch sind. Es ist leicht, sich von den neuesten, aufregenden Technologien beeinflussen zu lassen, gerade wenn man von den Vertriebsteams der entsprechenden Technologien überredet wird.

Die Technologieauswahl basiert dadurch nicht auf dem grundlegenden Problem bzw. den Projektzielen. Kunden werden oft von Vertriebsteams der Software-Herstellern und IT-Dienstleistern nicht objektiv beraten.