CosmoShop GmbH

Beschreibung

Als Voortmann Steuerungstechnik den Aufbau eines eigenen B2B-Shops plante, wirkte die Aufgabe zunächst klar: ein System, das das breite technische Sortiment sauber abbildet, individuelle Kundenpreise berücksichtigt und Bestellvorgänge vereinfacht. Sehr schnell zeigte sich jedoch, dass der eigentliche Kern des Projekts nicht der Shop war, sondern die Daten dahinter. Gemeinsam mit CosmoShop ordnete Voortmann die Datenbasis neu, mit dem Ergebnis eines Systems, das den Alltag entlastet und dauerhaft stabil bleibt.

Herausforderung

Eine komplexe Ausgangslage, die es zu meistern galt

Voortmann verfügt über ein außergewöhnlich breites technisches Sortiment. Intern ist von über 140.000 Artikeln die Rede, mit Wachstumsperspektive Richtung einer Million Positionen im PIM-System MeDaPro. Zu vielen dieser Produkte gehören individuelle Kundenpreise, eigene Artikelnummern, technische Attribute sowie sicherheitsrelevante Kennzeichnungen. Was auf den ersten Blick nach einer stabilen Datenbasis aussah, „alles liegt in PIM und ERP“ –, erwies sich im Alltag als deutlich komplexer: Preisdateien stammten aus unterschiedlichen Quellen, PIM-Felder waren historisch gewachsen, Bezeichnungen uneinheitlich gepflegt. Die Folge: Rückfragen seitens der Kunden, manuelle Korrekturen und ein hoher Abstimmungsaufwand intern.

Schluss mit Systembrüchen

Parallel meldete der Vertrieb wachsende Anforderungen aus dem Markt: Viele Kunden wollten den künftigen Voortmann-Shop direkt aus ihrem ERP- oder eProcurement-System ansteuern können. Damit sollte der Bestellprozess nicht nur komfortabler, sondern vor allem effizienter und durchgängig digital werden. Diese Erwartung erhöhte die technische Komplexität des Projekts, und verschob den Fokus noch stärker auf die Datenqualität und Konsistenz der Schnittstellen. „Wir dachten lange, dass wir nur einen Shop brauchen“, erklärte Simon Soboll, E-Commerce-Manager bei Voortmann. „Bis wir gemerkt haben, dass wir eigentlich erst mal verstehen müssen, was wir in den letzten Jahren alles gepflegt haben, und wie granular die Daten sind.“

Lösung

Datenintegration vor Funktionsausbau

Noch bevor die technische Umsetzung begann, kristallisierte sich im Lastenheft und in den Gesprächen mit dem Shop-Anbieter eine Art Leitthema heraus: Die Datenintegration war die eigentliche Herausforderung, nicht der Funktionsumfang des Shops. Die größten Knackpunkte lagen dort, wo Daten aus Preislisten sowie PIM- und ERP-Systemen zusammenlaufen sollten. Kunden benötigten individuelle Preise und eigene Artikelnummern. Das System liefert die Wiederbeschaffungszeiten in Tagen, Voortmann stellt sie im Shop jedoch in Wochen dar. Kategorien lagen in tiefen Strukturen verborgen und manche Herstellerattribute gab es im PIM-System doppelt, teils unterschiedlich benannt. Kurz gesagt: Die Mammutaufgabe war nicht der Shop, sondern der Datenberg davor.

Data-First-Ansatz

Nach dem gemeinsamen Workshop mit dem Shop-Anbieter stand fest, dass das Projekt nicht linear abzuarbeiten war. Folglich haben die Projektbeteiligten die Schnittstellen schrittweise neu sortiert und priorisiert. Die BMEcat-Anbindung aus dem PIM-System sollte den Shop zwar mit Sortimenten versorgen, im Tagesgeschäft aber nur geänderte Datensätze einspielen, wichtig wegen der enormen Bilddatenmenge. Das ERP-Tool lieferte separate Preislisten, zum Teil als Differenzdateien, zum Beispiel nur der Preis, wenn sich dieser bei einem Artikel ändert. Firmen- und Kundendaten wiederum benötigten eine eigene Logik, da die klassische Shop-Kundengruppenstruktur für Voortmanns Anforderungen nicht ausreichte. Der Shop-Anbieter schlug vor, alle technischen Entscheidungen systematisch entlang von drei zentralen Strängen zu organisieren: Artikel, Preise, Kunden. Erst wenn diese sauber miteinander verknüpft sind, kann ein B2B-Shop stabil arbeiten. „Wir hatten anfangs das Gefühl, dass nicht der Shop unser Engpass war, sondern wir selbst, genauer gesagt unsere Daten“, schildert Voortmanns E-Commerce-Manager. „Aber es war gut, das so klar vor Augen zu haben.“

Technische Klarheit durch iterative Strukturierung

Zunächst wurde das Lastenheft in ein technisches Pflichtenheft überführt. Dabei traten Fragen auf, die vorher niemand gestellt hatte: Wie sollen Gefahrgut-Icons angezeigt werden? Welche technischen Felder gelten als „filterrelevant“? Und wie verhält sich die Suche, wenn ein Kunde drei verschiedene Artikelnummern für dasselbe Produkt nutzt? Viele Prozesse, die theoretisch logisch wirkten, zeigten in der Praxis kleine Stolpersteine:

• Attribute im PIM waren gepflegt, aber nicht eindeutig. Es brauchte ein konsistentes Attributschema für Suche und Facetten.
• Produktbilder benötigten ein einheitliches URL-Schema, da manche Kunden diese in eProcurement-Systemen weiterverwenden.
• Export- und Importlogiken mussten sauber ineinandergreifen, damit der Datenaustausch zuverlässig funktioniert.

Simon Soboll erklärt: „Vieles musste da erstmal homogenisiert und überarbeitet werden. Das hat viel Zeit eingenommen, allerdings ist unser Sortiment nun sehr clean und optimiert.“

Ergebnisse

Preislogik und Performance mitgedacht

Parallel dazu entstand die Preislogik, einer der anspruchsvollsten Bereiche. Über 1.500 kundenindividuelle Preisdateien, zwei Basislisten, Ausnahmen, Rückfallmechanismen und Priorisierungen machten ein mehrstufiges Mapping notwendig. Die Reihenfolge stand fest: zuerst kundeneigene Nummer, dann Herstellernummer, dann Voortmann-Nummer. Diese Logik musste in Suche, Schnellbestellung, CSV-Upload und Warenkorb identisch funktionieren, ansonsten wären Fehler praktisch vorprogrammiert gewesen. Auch die Performance spielte eine große Rolle: Besonders die Suche benötigte Feintuning, um die Datenmengen zu bewältigen. Erst mit optimiertem Index und einem Cache für häufig genutzte Kategorien stabilisierte sich die Reaktionszeit.

OCI-Schnittstellen: Ein Muss für Großkunden

Ein zentraler Wunsch vieler Kunden war die Anbindung über OCI (Open Catalog Interface), ein Feature, das Voortmann stark vertrieblich nutzt: Käufer können direkt aus ihrem ERP- oder eProcurement-System in den Voortmann-Shop springen, Artikel in den Warenkorb legen und zurück ins eigene System übertragen. Der gesamte Bestellprozess bleibt digital, und reduziert Aufwand auf beiden Seiten.

Im Ergebnis ein stabiler Shop

Als das System schließlich stand, war der sichtbare Teil, der Shop, fertig. Gleichzeitig profitierte Voortmann stark vom neu geschaffenen Fundament. Kunden können heute mit eigenen Artikelnummern bestellen und diese direkt hinterlegen. Lieferzeiten werden automatisch berechnet und transparent dargestellt, Rückfragen sind bereits deutlich gesunken. Schnellbestellfunktionen per CSV oder manueller Eingabe verkürzen Bestellprozesse spürbar. Auch intern nutzen viele Mitarbeitende den Shop als Nachschlagewerk für technische Details und Mediendaten, weil der Zugriff schneller funktioniert als in den alten Strukturen. Zudem hat sich die künftige Datenpflege verändert: Manche Felder wurden konsolidiert, andere neu strukturiert, mit der Aussicht auf weniger Pflegeaufwand und höhere Datenqualität.

Fazit: Digitalisierung beginnt mit dem Fundament

Das Projekt zeigt eindrücklich, wie stark B2B-Digitalisierung vom Datenfundament abhängt. Ein moderner Shop ist nur so gut wie die Strukturen dahinter. Voortmann hat unterwegs gelernt, dass ein Bestellsystem auch eine Chance ist, die eigenen Prozesse zu ordnen und konsistenter zu gestalten. Nächste Schritte könnten der Ausbau der Variantenlogik oder weitere Schnittstellen sein. Entscheidend ist jedoch: Das System steht, es entlastet die Mitarbeitenden und macht Bestellungen für Kunden transparenter. Oder wie E-Commerce-Manager Simon Soboll es formuliert: „Am Ende haben wir nicht nur ein neues System bekommen, sondern ein klareres Bild davon, wie wir eigentlich arbeiten. Das hilft uns fast noch mehr als der Shop selbst.“