Hintergrund

Wir sind einer der größten Vermittler von Ferienwohngen in und um Kühlungsborn (Ostseebad). Dabei bieten wir ein so genanntes „Sorglospaket“ für unsere Interessenten an, die ihre Ferienwohnungen in die Vermittlung geben möchten, so dass wir alles aus einer Hand anbieten können. Das heißt, wir kommunizieren mit der Verwaltung, sorgen für die Reinigung, haben eine eigene Wäscherei, usw. Ich bin verantwortlich für die Kundenbetreuung und Prozessoptimierung im Unternehmen.

Herausforderung

Wir suchten eine Lösung, um die Zeiten und Orte unserer Mitarbeiter zu erfassen, da diese nicht standortgebunden arbeiten. Man ist in einer ständigen Belegung, die Ferienwohnungen müssen gereinigt werden, unsere Haustechniker müssen eventuelle Reparaturen vornehmen usw. Es geht also generell darum, solche Abläufe besser darzustellen und die entsprechenden Prozesse zu automatisieren. Wir möchten flexibler und optimierter unsere Mitarbeiter einsetzen. Das Tool sollte unseren Aufwand hierzu reduzieren. Also eine Optimierung im Vergleich zu dem klassischen Notieren von Zeiten, Orten und Aufgaben.

Die Daten sollten zentral einsehbar und kontrollierbar sein und mit einer Zeiterfassung kommunizieren. Zusätzlich sollte es möglich sein mit dem Tool Dienstpläne zu erstellen und damit verbundene, voraussichtliche Arbeitszeiten darstellen zu können. Diese Arbeiten sollten in das Programm eingebettet werden, damit wir effizienter werden und sehen, wo wir in diesem Prozess bisher Nachteile erlitten haben (z. B. Zeitverluste).

Lösung

Aus Rückmeldungen und Interessenbekundungen von verschiedenen Anbietern, die sich auf unsere Ausschreibung beworben haben. Wir haben mit ihnen Rücksprachen gehalten und geschaut, ob sie in die Größenordnung passen, die wir als Unternehmen darstellen. Es hat sich schnell herausgestellt, ob die Anbieter für größere Unternehmen solche Konstrukte anfertigen. Wir haben also geprüft, welcher Anbieter in Bezug auf seine Referenzen am genausten das Problem erkennt und unsere Herausforderung am besten umsetzen kann, weil er bspw. die Erfahrung und das Knowhow dazu mitbringt. Ebenfalls wichtig für uns war selbstverständlich der Kostenfaktor.

Zuerst haben sie im Rahmen der Projektplanung ausgearbeitet, in welchen Stufen und Schritten sie die Entwicklung übernehmen. Sie haben uns durch regelmäßige Feedbacks immer auf den aktuellen Stand gebracht. Sie haben Rückfragen gestellt und offene Punkte geklärt. Dabei ist der Anbieter sehr nah dran an uns und im ständigen Austausch.

In erster Linie haben wir mit dem Head of Sales und dem Geschäftsführer Kontakte geknüpft. Sie haben das Projektmanagement übernommen und ihr Entwicklungsteam ist mit unseren Entwicklern im Kontakt.

Ergebnisse

Zum aktuellen Zeitpunkt ist das Projekt noch nicht abgeschlossen. Daher kann ich hierzu nur die für uns sichtbaren Ergebnisse teilen. Wir haben bereits Zugänge zu den fertiggestellten Web- und Appbasierten Modulen, wodurch für uns klar wird, dass sich das Bild langsam ergibt, was wir uns vorgestellt haben. Dabei haben die Entwickler dazu die Freiheit, diese Module so zu entwerfen, wie sie das für richtig halten. Wir können dazu Feedback geben, ob wir etwas anders haben möchten. Allerdings sind die Ergebnisse, die wir jetzt sehen noch nicht das Ziel. Das kann man erst dann beurteilen, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Bisher können wir das Konstrukt nach außen erkennen. Die Funktionen sind für uns noch nicht ausführbar.

Ja, auf jeden Fall. Wir sind soweit in den Zeitfenstern, die wir uns gesetzt haben. Während des Projektes konnten wir in Erfahrung bringen, dass der Anbieter einen weiteren Schwerpunkt im Design hat. Aufgrund unserer Zufriedenheit in der Zusammenarbeit haben wir einen weiteren Auftrag für diesen Schwerpunkt, losgelöst von dem besprochenen Projekt, erteilt und unsere Zusammenarbeit ausgebaut.

Die Kommunikation verlief reibungslos. Wir hatten zu keiner Zeit Bedenken, dass wir den falschen Dienstleister ausgewählt haben oder dass wir nicht zu dem Ziel kommen, das wir uns vorgenommen hatten. Es hat uns beeindruckt, dass eine ruhige und lockere Art zwischen beiden Unternehmen herrschte. Wir haben schnell gemerkt, dass wir auf der gleichen Wellenlänge sind und so macht die Zusammenarbeit am meisten Spaß. Uns hat einfach beeindruckt, dass sie als kleines Unternehmen sehr effizient sind und sich vollkommen auf uns eingestellt haben.

Das ist schwer zu sagen. Wir haben ja aktuell eine besondere, allgemeine Situation wegen Corona, die hier und da vielleicht bestimmte Prozesse verlangsamt. Das sind besondere Umstände für uns alle. Sie haben es trotzdem sehr gut gemeistert. Deshalb gibt es aus unserer Sicht aktuell nichts zum Verbessern.