Enaviya Information Technologies Pvt. Ltd.

Beschreibung

Enaviya entwickelte ein zentralisiertes Unternehmensserviceportal, um die Herausforderungen des Unternehmens zu bewältigen. Zuvor nutzte das Unternehmen E-Mails zum Austausch von Dokumenten, was zu Verzögerungen beim Auffinden, Empfangen und Abrufen der benötigten Informationen führte. Mit dem maßgeschneiderten Unternehmensplattform-Serviceportal können Unternehmen nun Dokumente über eine einzige digitale Plattform speichern, austauschen und genehmigen.

Über das digitale Portal können Mitarbeiter ihre Dateien systematisch speichern und dabei klar definieren, wie Dateien geteilt, wo sie genehmigt und wie schnell sie geprüft werden sollen. Der automatisierte Genehmigungsprozess ermöglicht einen schnellen Dokumentenfluss, ohne dass die Mitarbeiter jedes Mal eine E-Mail senden müssen. So können Teams nun problemlos zusammenarbeiten und in ständigem Kontakt miteinander bleiben, was dem Unternehmen größere Wachstumschancen eröffnet.

Herausforderung

• Unorganisierte Dokumente: Die Dokumente wurden ohne ordentliche Struktur in verschiedenen Ordnern gespeichert. Das machte es schwierig, die Dokumente zu verwalten und schnell darauf zuzugreifen.
• Mangelnde Teamarbeit : Es gab keine Koordination zwischen den Mitarbeitern. Dies führte zu Verzögerungen bei der Arbeit, Überschneidungen und Kommunikationslücken.
• Undefinierte Genehmiger und Prüfer: Es gab keinen definierten Genehmigungsprozess, was zu Verwirrung und einem höheren Zeitaufwand für Entscheidungen führte.
• Keine Echtzeit-Benachrichtigungen: Die Mitarbeiter wurden nicht sofort über ihre Genehmigungen oder Maßnahmen informiert, was die Erledigung beider Aufgaben verzögerte.

Lösung

Enaviya hat eine benutzerfreundliche Anwendung entwickelt, mit der Benutzer ihre Dokumente effektiv in geeigneten Ordnern organisieren und gleichzeitig das Hochladen von Dokumenten und die Verwaltung der rollenbasierten Benutzerzugriffe verwalten können.

Die wichtigsten Highlights der Lösungen

• Zentraler Speicherort für Dokumente mit kontrolliertem Zugriff
• Einrichtung von Genehmigern und Prüfern basierend auf der Benutzerrolle
• Sofortige Benachrichtigungen über alle Genehmigungen und Aktualisierungen
• Erstellung vollständiger Nachweise für alle Genehmigungen und Entscheidungen
• Eine einfache, übersichtliche und benutzerfreundliche webbasierte Anwendung
• Ermöglicht die einfache Nachverfolgung jedes Dokuments.

Ergebnisse

Das Enterprise Service Portal bietet dem Unternehmen einen hervorragenden Service, indem es die Effizienz verbessert, mit der die Mitarbeiter des Unternehmens ihre Dokumente verwalten, teilen und genehmigen.

• Erweitertes Dokumentenmanagement: Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert, damit die Mitarbeiter leicht auf ihre Dokumente zugreifen können.
• Optimierte Zusammenarbeit, Die Mitarbeiter nutzen einen einzigen Ort für die Kommunikation. Die Teamarbeit wird progressiv sein.
• Schnelle Genehmigungen: Automatisierte Workflows und sofortige Benachrichtigungen ermöglichen sofortige Genehmigungen ohne Verzögerungen.
• Erhöhte Verantwortlichkeit: Alle Entscheidungen, Aktualisierungen und Genehmigungen werden dokumentiert und können überprüft werden.
• Weniger manueller Aufwand: Durch die Automatisierung vieler Aufgaben müssen Mitarbeiter nicht mehr per E-Mail nachfassen oder den Status manuell verfolgen.
• Verbesserte Compliance: Rollenbasierter Zugriff und Prüfpfade sorgen für mehr Sicherheit.
• Verbesserte Kommunikation: Benachrichtigungen stellen sicher, dass alle Beteiligten in Echtzeit über jeden Schritt des Prozesses auf dem Laufenden sind.
• Skalierbar für Unternehmenswachstum: Das Portal ist so konzipiert, dass es mit dem Unternehmen mitwächst, wenn dieses neue Märkte erschließt oder neue Produkte einführt.
• Verbesserte Produktivität im Tagesgeschäft: Alle täglichen Betriebsabläufe werden kontinuierlich aktualisiert. Dadurch wird die tägliche Arbeit zuverlässiger, einfacher und schneller.