Vivasoft Limited

Beschreibung

PiHR wurde als cloudbasierte HR- und Payroll-Plattform entwickelt, um spreadsheetbasierte und manuelle HR-Prozesse durch ein zentrales System zu ersetzen. Die Plattform bündelte Zeiterfassung, Schichtplanung, Urlaubsverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuerberechnung sowie das Management von Mitarbeiterakten in einer einzigen, integrierten Lösung. Durch die Zusammenführung von HR- und Payroll-Daten entfiel die Notwendigkeit für separate Tabellen, und gleichzeitig wurden doppelte Dateneingaben in den HR-Workflows deutlich reduziert.

Die automatisierte Gehaltsberechnung und Lohn- und Gehaltsabrechnung sorgten für mehr Einheitlichkeit und verkürzten die Bearbeitungszeit. Vorinstallierte Dashboards ermöglichten zudem jederzeit den Echtzeit-Überblick über Zeiterfassungsdaten, Urlaubsstatus, Payroll-Informationen und die Aktivitäten der Mitarbeitenden. So bot das System eine strukturierte und skalierbare Grundlage, um HR-Prozesse in Organisationen unterschiedlicher Größe effizient zu steuern.

Herausforderung

• Manuelle Anwesenheits- und Lohnabrechnungsprozesse waren langsam und fehleranfällig.
• Es fehlte an Echtzeit-Transparenz und aussagekräftigen Reports über HR-Kennzahlen, Anwesenheit, Auslastung und den Status der Lohnabrechnung.
• Bei der Verarbeitung sensibler Mitarbeitendendaten auf mehreren Geräten bestanden Sicherheits-, Konsistenz- und Compliance-Risiken.
• Schwierigkeiten bei der Planung von Schichten, Überstunden, Urlaub und Ausgaben für eine vielfältige und standortübergreifende Belegschaft.

Lösung

• Ein cloudbasiertes System zur Zeiterfassung implementiert (biometrisch, Gesichtserkennung und manuelle Einträge) sowie eine automatisierte Payroll-Engine entwickelt, die Gehälter berechnet, Steuern und Zuschläge verwaltet, Boni berücksichtigt und Gehaltsabrechnungen sowie Gehaltsbescheinigungen erstellt.
• Echtzeit-Dashboards für Anwesenheitsübersichten, Urlaubsverlauf, standortbezogene Analysen und detaillierte Reports gebaut, die über Web und Mobile App verfügbar sind und Führungskräften sowie Mitarbeitenden eine sofortige Übersicht ermöglichen.
• Sichere Authentifizierungsmechanismen eingeführt, inklusive Kontrollen bei Gerätewechsel, IP-Filterung, Verschlüsselung, rollenbasierter Zugriff und Cloud-Speicherung, um sensible Daten zu schützen und konsistente Abläufe sicherzustellen.
• Schichtplanung, Einsatzplan-Konfiguration, Urlaubs-Workflows, Spesen-Tracking und Zeiterfassungstools ergänzt, die mit der Payroll synchronisiert sind, damit können HR-Teams unterschiedliche Zeitmodelle und Prozesse effizient steuern.

Ergebnisse

• Bis zu 60 % weniger Zeit für manuelle HR- und Gehaltsabrechnungsprozesse.
• Durchgängige Eliminierung doppelter Datenerfassung zwischen HR- und Payroll-Teams.
• Schnellere Gehaltsverarbeitung und pünktliche, zuverlässige Auszahlung der Gehälter.
• Mehr Transparenz bei HR-Daten, für bessere Entscheidungen.
• Verbesserte Datensicherheit und stärkeres Compliance-Niveau.