Die Zukunft der Buchhaltung: Wie Digitalisierung KMUs transformiert

Gesetzesänderungen machen die digitale Buchhaltung nötig!

Zum 01.01.2025 tritt ein neues Gesetz in Kraft. Generell geht es um den Versand und Empfang von eRechnungen. Diese stellen das neue Nonplusultra dar. Doch was hat es damit auf sich?

eRechnungen erfüllen ganz besondere Anforderungen. Es handelt sich nicht um Rechnungen in PDF-Form. Vielmehr müssen sie maschinenlesbar sein und voll automatisch weiterverarbeitet werden können. Ein mögliches Format ist eine PDF-Rechnung mit implementierten XML-Daten.

Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen für den Empfang solcher Rechnungen bereit sein. Selbst verschicken müssen KMUs diese neue Art von Rechnungen erst ein paar Jahre später. Doch es lohnt sich, sich schon heute auf die Umstellung vorzubereiten.

Diese Gesetzesänderung zeigt: Die Digitalisierung ist aus der modernen Wirtschaft nicht mehr wegzudenken. Sie ist absolut notwendig, wenn es um Prozesse in der Buchhaltung und in anderen Unternehmensbereichen geht. Doch nicht nur wegen der Umstellung auf eRechnungen sollten KMUs auf die digitale Buchhaltung setzen und ihre IT-Infrastruktur weiter ausbauen.

Vorteile der Digitalisierung für die Buchhaltung

Nicht nur die Einhaltung von aktuellen Gesetzen macht die digitale Buchhaltung für Unternehmen so wichtig. KMUs profitieren noch in vielen anderen Bereichen von der Digitalisierung in der Buchhaltung. Folgende 6 Gründe sprechen dafür, die Buchhaltung auf digital umzustellen.

1. Mehr Effizienz

Effizienz ist in vielen Unternehmen das A und O. Die Digitalisierung kann genau das ermöglichen. Generell gelten digitale Lösungen als effizient und zeitsparend. So können sie zu einer wahren Bereicherung für Unternehmen werden. Die digitale Buchhaltung besteht meist aus Softwareprogrammen, die viele Funktionen vereinen. So ist es damit beispielsweise nicht nur möglich, Rechnungen zu erstellen, sondern gleichzeitig zu versenden und den Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben zu behalten. Effizient sind solche Tools auch deshalb, da sie oftmals wichtige Schnittstellen enthalten. So lassen sich Datensätze direkt an den Steuerberater oder an das Finanzamt übermitteln. Auch die Verknüpfung mit dem geschäftlichen Bankkonto ist praktisch.

2. Transparenz und Aktualität

Transparenz ist für viele Abläufe innerhalb eines Unternehmens essenziell. Auf diese Weise lässt sich stets der Überblick über alle wichtigen Daten behalten. Die digitale Buchhaltung bietet genau das. Unternehmen haben damit alle Belege und Rechnungen jederzeit zur Hand. Praktisch sind auch digitale Produkte in der Cloud. Dadurch haben KMUs von überall aus Zugriff auf die gewünschten Daten.

Des Weiteren hilft die Digitalisierung dabei, stets auf dem neuesten Stand zu sein. Die Aktualität spielt in Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, eine große Rolle. Immerhin ist die Aktualität ein Zeichen dafür, dass ein Unternehmen mit der Zeit. Überdies hinaus ist das wichtig, um neue Gesetze einzuhalten und Strafen zu entgehen.

3. Mehr Planungsfreiheit

Planung ist das A und O. Werden Prozesse nicht gründlich geplant und durchdacht, kann das schwere Folgen nach sich ziehen. Für die Effizienz ist die Planung essenziell. Die Digitalisierung hilft auch in diesem Bereich: Buchhaltungsprozesse lassen sich viel besser planen und verwalten.

So lassen sich in einem Tool beispielsweise Kostenvoranschläge übersichtlich sammeln. Oder aber die Sortierung und Zuordnung von Eingangsrechnungen ist möglich. Überdies hinaus lassen sich Überweisungen planen sowie prüfen.

Wichtig für KMUs ist auch das Mahnwesen: Dank der Digitalisierung lassen sich mit nur wenigen Klicks Mahnbescheide erstellen. Und auch bei der Steuererklärung sind digitale Lösungen hilfreich. Sowohl die Umsatzsteuer- als auch die Mehrwertsteuererklärung lassen sich nicht nur in einem entsprechenden Programm erstellen, sondern auch direkt an das zuständige Finanzamt übermitteln.

4. Nachhaltigkeit

Viele Firmen ergreifen Maßnahmen, um nachhaltiger zu werden. Damit steigern sie ihre Attraktivität gegenüber Kunden und Geschäftspartnern, was sie wettbewerbsfähiger macht. Des Weiteren hat das nicht nur einen positiven Einfluss auf die Umwelt, sondern auch auf das eigene Portemonnaie. In vielen Bereichen trägt die Digitalisierung maßgeblich zur Nachhaltigkeit bei.

Früher fiel in der Buchhaltung immer eine Menge Papierkram und damit auch viel Müll an. Heute ist das anders. Dank digitaler Lösungen für die Buchhaltung kommen Unternehmen teilweise vollständig ohne Papier aus. Wichtige Unterlagen, Rechnungen und Co. stehen allesamt in digitaler Form zur Verfügung.

Heutzutage ist der Versand von Rechnungen, Angeboten und weiteren Dokumenten in Papierform sehr unüblich. Es geht wesentlich schneller und ist umweltfreundlicher, sich das Papier zu sparen und Dateien elektronisch zu übermitteln. Zudem ist die Archivierung platzsparend und einfach.

5. Steuerbetrug vermeiden

Es ist wichtig, in der Buchhaltung stets auf dem aktuellen Stand zu sein, was Gesetze angeht. Immerhin kann die Nichteinhaltung rechtliche Folgen für das Unternehmen nach sich ziehen. Allerdings ist nicht nur das relevant – auch in Sachen Steuern werden immer wieder Fehler gemacht, die im schlimmsten Fall sogar in einem Steuerbetrug ausarten.

Die Digitalisierung bietet auch da einen entscheidenden Vorteil. Buchhaltungs-Programme sind präzise und geben praktische Hinweise. Alle steuerrechtlich relevanten Gesetzesänderungen sind enthalten. Dank regelmäßiger Aktualisierungen müssen sich Unternehmen keine Sorge darüber machen, bei der Steuererklärung einen Fehler zu machen.

Dennoch ist es sinnvoll, einen Steuerberater bzw. ein Steuerbüro ins Boot zu holen. Damit sind KMUs ideal aufgestellt, wenn es zu einer Wirtschaftsprüfung kommen sollte. Sicherheit ist in diesem Bereich essenziell.

6. Kostenersparnis

Wie es bereits aus einigen der genannten Gründe für eine digitale Buchhaltung hervorging, trägt sie zu einer Kostenersparnis bei. Im Detail sieht das so aus, dass sich Unternehmen Kosten für das Material – also für Papier und Schreibwaren – sparen. Zudem gehen Automatisierungsprozesse digitaler Lösungen in der Buchhaltung mit einer Verbesserung des Workflows und einer Zeitersparnis einher. Auch die Kommunikation mit Steuerberater und Co. geht wesentlich schneller und einfacher. Da Zeit Geld ist, liegen die Gründe für eine Kostenersparnis auf der Hand. Dazu kommt noch der Platz für die Aufbewahrung wichtiger Dokumente. Während hier früher je nach Unternehmensgröße separate Räume angemietet werden mussten, ist es heute möglich, alles platzsparend auf einer Festplatte oder in der Cloud aufzubewahren.

Tipps für KMUs für die Nutzung digitaler Buchhaltung

Die Digitalisierung in Deutschland und weltweit schreitet immer weiter voran. Dennoch ist es vielen noch nicht völlig klar, wie sie Lösungen nutzen können, um ihre Vorteile voll auszuschöpfen. Welche Tipps gibt es für kleine und mittelständische Unternehmen in dieser Hinsicht?

Zunächst einmal gilt: Wer digitale Lösungen in der Buchhaltung nutzen möchte, sollte die IT-Infrastruktur entsprechend ausbauen bzw. ausbauen lassen. IT-Dienstleister und andere Profis helfen KMUs dabei, genau die Funktionen zu implementieren, die nötig sind, damit Buchhaltungsprozesse reibungslos ablaufen.

Oftmals scheitern Versuche, ein Unternehmen zu digitalisieren, daran, dass Mitarbeitern das nötige Wissen fehlt. Soll auf ein papierloses Büro umgestellt werden, ist es daher essenziell, Schulungen anzubieten. Jeder, der mit den entsprechenden Systemen zu tun hat, sollte vollumfänglich über die Funktionen vertraut gemacht werden. Das ist die Basis für eine Verbesserung von Prozessen in der Buchhaltung. Eine fachlich versierte Person kann dabei helfen, das papierlose Büro in einem Unternehmen ganzheitlich einzuführen.

Fazit

Die Digitalisierung führt in vielen Bereichen zu Verbesserungen. Vor allem aber für KMUs und andere Unternehmen stellt sie eine wahre Bereicherung dar. Sie revolutioniert die Buchhaltung, sodass sich eine Reihe attraktiver Vorteile ergeben. Und schon allein wegen Gesetzesänderungen, die bald in Kraft treten, sollte die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung in kleinen und mittelständischen Unternehmen Priorität haben.